Date Range - Count Days per Month

[yeoman99]

Hi,

I am seeking a formula to calculate the days per month assigned to each job. For example job 1 is 98 days and the formula automatically assigns the 98 days across the Prior Year (2017) and Jan-18 to Mar-18. Similar formula for each subsequent job based on the start and end dates of each job.

I've formatted the months to Jan-18 = 31/01/18 etc which I think helps with the calculation.
[TABLE="width: 551"]
<tbody>[TR]
[TD="class: xl66, width: 78, bgcolor: transparent"]Description
[/TD]
[TD="class: xl67, width: 92, bgcolor: transparent"]Start
[/TD]
[TD="class: xl67, width: 92, bgcolor: transparent"]End
[/TD]
[TD="class: xl68, width: 64, bgcolor: transparent"]Days
[/TD]
[TD="class: xl69, width: 68, bgcolor: transparent"]Prior Year Days
[/TD]
[TD="class: xl70, width: 68, bgcolor: transparent"]Jan-18
[/TD]
[TD="class: xl70, width: 68, bgcolor: transparent"]Feb-18
[/TD]
[TD="class: xl70, width: 68, bgcolor: transparent"]Mar-18
[/TD]
[TD="class: xl70, width: 68, bgcolor: transparent"]Apr-18
[/TD]
[TD="class: xl70, width: 68, bgcolor: transparent"]May-18
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD="class: xl72, bgcolor: transparent"]Job 1
[/TD]
[TD="class: xl73, bgcolor: transparent"]Fri 01-12-18
[/TD]
[TD="class: xl74, bgcolor: transparent"]Thu 08-03-18
[/TD]
[TD="class: xl75, bgcolor: transparent"]98
[/TD]
[TD="class: xl75, bgcolor: transparent"]31
[/TD]
[TD="class: xl75, bgcolor: transparent"]31
[/TD]
[TD="class: xl75, bgcolor: transparent"]28
[/TD]
[TD="class: xl75, bgcolor: transparent"]8
[/TD]
[TD="class: xl75, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl75, bgcolor: transparent"][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD="class: xl72, bgcolor: transparent"]Job 2
[/TD]
[TD="class: xl73, bgcolor: transparent"]Fri 09-03-18
[/TD]
[TD="class: xl73, bgcolor: transparent"]Sat 17-03-18
[/TD]
[TD="class: xl75, bgcolor: transparent"]9
[/TD]
[TD="class: xl75, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl75, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl75, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl75, bgcolor: transparent"]9
[/TD]
[TD="class: xl75, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl75, bgcolor: transparent"][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD="class: xl72, bgcolor: transparent"]Job 3
[/TD]
[TD="class: xl73, bgcolor: transparent"]Sun 18-03-18
[/TD]
[TD="class: xl73, bgcolor: transparent"]Thu 27-03-18
[/TD]
[TD="class: xl75, bgcolor: transparent"]10
[/TD]
[TD="class: xl75, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl75, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl75, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl75, bgcolor: transparent"]10
[/TD]
[TD="class: xl75, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl75, bgcolor: transparent"][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD="class: xl72, bgcolor: transparent"]Job 4
[/TD]
[TD="class: xl73, bgcolor: transparent"]Wed 28-03-18
[/TD]
[TD="class: xl73, bgcolor: transparent"]Tue 29-05-18
[/TD]
[TD="class: xl75, bgcolor: transparent"]63
[/TD]
[TD="class: xl75, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl75, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl75, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl75, bgcolor: transparent"]4
[/TD]
[TD="class: xl75, bgcolor: transparent"]30
[/TD]
[TD="class: xl75, bgcolor: transparent"]29
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD="class: xl72, bgcolor: transparent"]Job 5
[/TD]
[TD="class: xl73, bgcolor: transparent"]Wed 30-05-18
[/TD]
[TD="class: xl73, bgcolor: transparent"]Mon 23-07-18
[/TD]
[TD="class: xl75, bgcolor: transparent"]55
[/TD]
[TD="class: xl75, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl75, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl75, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl75, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl75, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl75, bgcolor: transparent"]2
[/TD]
[/TR]
</tbody>[/TABLE]

Thanks,

 

[Peter_SSs]

Welcome to the MrExcel board!

I have assumed you have a typo in your sample.
- For Job 1 you have the start date after the end date. I assume start date should be 01-12-17

See if this is any use.
I have used the first of each month as the dates in row 1.
Formulas in D2 & E2 copied down
Formula in F2 is copied across and down.

Excel Workbook
	A	B	C	D	E	F	G	H	I	J	K	L	M	N	O	P	Q
1	Description	Start	End	Days	Prior Year Days	Jan-18	Feb-18	Mar-18	Apr-18	May-18	Jun-18	Jul-18	Aug-18	Sep-18	Oct-18	Nov-18	Dec-18
2	Job 1	1/12/2017	8/03/2018	98	31	31	28	8
3	Job 2	9/03/2018	17/03/2018	9				9
4	Job 3	18/03/2018	27/03/2018	10				10
5	Job 4	28/03/2018	29/05/2018	63				4	30	29
6	Job 5	30/05/2018	23/07/2018	55						2	30	23
Spread Days

 

[Ingolf]

You can use:

In D2 =C2-B2+1
In E2 =IF(SUM(F2:Q2)=D2,"",D2-SUM(F2:Q2))
In F2 =MAX(0,MIN($C2,EOMONTH(F$1,0))-MAX($B2,F$1)+1)
and if you want remove "0" (Zero) use Conditional Formating

 

[yeoman99]

Thanks for your input. I'm almost over the line with this. I changed E2 to =IF(SUM(F2:Q2)=D2,0,D2-SUM(F2:Q2)) so a zero is returned in Column E if applicable.

The final piece is the 2019 days. Job 8 has 4 days in 2019 but these are appearing in the "Prior Year Days" column E. These 4 days should be shown under the "2019 Days" column S. (I've manually typed them into Column S at present). Any thoughts? Thanks.

[TABLE="width: 952"]
<tbody>[TR]
[TD="class: xl65, width: 78, bgcolor: transparent"]Description
[/TD]
[TD="class: xl66, width: 92, bgcolor: transparent"]Start
[/TD]
[TD="class: xl66, width: 92, bgcolor: transparent"]End
[/TD]
[TD="class: xl67, width: 64, bgcolor: transparent"]Days
[/TD]
[TD="class: xl68, width: 54, bgcolor: transparent"]Prior Year Days
[/TD]
[TD="class: xl69, width: 54, bgcolor: transparent"]Jan-18
[/TD]
[TD="class: xl69, width: 54, bgcolor: transparent"]Feb-18
[/TD]
[TD="class: xl69, width: 54, bgcolor: transparent"]Mar-18
[/TD]
[TD="class: xl69, width: 54, bgcolor: transparent"]Apr-18
[/TD]
[TD="class: xl69, width: 54, bgcolor: transparent"]May-18
[/TD]
[TD="class: xl69, width: 54, bgcolor: transparent"]Jun-18
[/TD]
[TD="class: xl69, width: 54, bgcolor: transparent"]Jul-18
[/TD]
[TD="class: xl69, width: 54, bgcolor: transparent"]Aug-18
[/TD]
[TD="class: xl69, width: 54, bgcolor: transparent"]Sep-18
[/TD]
[TD="class: xl69, width: 54, bgcolor: transparent"]Oct-18
[/TD]
[TD="class: xl69, width: 54, bgcolor: transparent"]Nov-18
[/TD]
[TD="class: xl69, width: 54, bgcolor: transparent"]Dec-18
[/TD]
[TD="class: xl70, width: 54, bgcolor: #D9D9D9"]Total Days 2018
[/TD]
[TD="class: xl67, width: 54, bgcolor: transparent"]2019 Days
[/TD]
[TD="class: xl71, width: 54, bgcolor: #D9D9D9"]Total Days
[/TD]
[TD="class: xl67, width: 68, bgcolor: transparent"]Check
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD="class: xl73, bgcolor: transparent"]Job 1
[/TD]
[TD="class: xl78, bgcolor: transparent"]01/12/2017
[/TD]
[TD="class: xl78, bgcolor: transparent"]08/03/2018
[/TD]
[TD="class: xl74, bgcolor: transparent"]98
[/TD]
[TD="class: xl74, bgcolor: transparent"]31
[/TD]
[TD="class: xl74, bgcolor: transparent"]31
[/TD]
[TD="class: xl74, bgcolor: transparent"]28
[/TD]
[TD="class: xl74, bgcolor: transparent"]8
[/TD]
[TD="class: xl74, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl74, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl74, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl74, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl74, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl74, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl74, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl74, bgcolor: transparent"][/TD]
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[TD="class: xl73, bgcolor: transparent"]Job 2
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[TD="class: xl73, bgcolor: transparent"]Job 3
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[TD="class: xl74, bgcolor: transparent"]0
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[TD="class: xl73, bgcolor: transparent"]Job 4
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[TD="class: xl74, bgcolor: transparent"]0
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[TD="class: xl73, bgcolor: transparent"]Job 5
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[TD="class: xl73, bgcolor: transparent"]Job 8
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[TD="class: xl74, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl74, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl74, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl74, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl74, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl74, bgcolor: transparent"][/TD]
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[TD="class: xl77, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl77, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl77, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl77, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl77, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl77, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl77, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl77, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl77, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl77, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl77, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl77, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl77, bgcolor: transparent"][/TD]
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[TR]
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[/TD]
[TD="class: xl76, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl76, bgcolor: transparent"]31
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[/TD]
[TD="class: xl76, bgcolor: transparent"]31
[/TD]
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[/TD]
[TD="class: xl76, bgcolor: transparent"]31
[/TD]
[TD="class: xl76, bgcolor: transparent"]30
[/TD]
[TD="class: xl76, bgcolor: transparent"]31
[/TD]
[TD="class: xl76, bgcolor: transparent"]31
[/TD]
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[/TD]
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[/TD]
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[/TD]
[TD="class: xl76, bgcolor: transparent"]404
[/TD]
[TD="class: xl76, bgcolor: transparent"]4
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD="class: xl72, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl75, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl75, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl77, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl77, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl77, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl77, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl77, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl77, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl77, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl77, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl77, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl77, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl77, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl77, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl77, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl77, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl64, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl77, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl64, bgcolor: transparent"][/TD]
[TD="class: xl77, bgcolor: transparent"][/TD]
[/TR]
</tbody>[/TABLE]

 

[Peter_SSs]

Try these, copied down

E2: =MAX(F$1-B2,0)
S2: =D2-SUM(E2:Q2)

 

[yeoman99]

Try these, copied down

E2: =MAX(F$1-B2,0)
S2: =D2-SUM(E2:Q2)

Thanks Peter - all sorted now.

 

[Peter_SSs]

Thanks Peter - all sorted now.

Great, thanks for letting us know.